Asiakasrekisteri – tietosuojaseloste
Laatimispäivä
28.3.2018
Rekisterinpitäjä
Suomen Imurikeskus Oy
Valtatie23 1141
29630 Pomarkku
jonna.rajala (at) suomenimurikeskus.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Jonna Rajala
jonna.rajala (at) suomenimurikeskus.fi
Rekisterin nimi
Asiakasrekisteri
Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterin käyttötarkoitus on yrityksen asiakasrekisterin ylläpitäminen, asiakkaiden tilausten hallinnointi, arkistointi ja käsittely sekä asiakassuhteen hoitaminen. Tietoja voidaan käyttää yrityksen toiminnan kehittämiseen, tilastollisiin tarkoitukseen ja henkilökohtaisemman kohdennetun sisällön tuottamiseen verkkopalveluissamme. Henkilötietoja käsitellään tietosuoja-asetuksen sallimissa ja edellyttämissä rajoissa. Rekisterin tietoja voidaan käyttää yrityksen omissa rekistereissä esimerkiksi mainonnan kohdistamiseen luovuttamatta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille. Yritys saattaa käyttää asiakas- ja palvelusuhteen ylläpitämiseen yhteistyökumppaneita, jolloin osia rekisteritiedoista saatetaan siirtää yhteistyökumppanin palvelimille teknisten vaatimusten vuoksi. Tietoja käsitellään ainoastaan yrityksen asiakassuhteen ylläpitämiseen teknisten rajapintojen kautta. Yrityksellä on oikeus julkaista asiakasrekisterin sisältämiä tietoja sähköisenä tai kirjallisena luettelona, ellei asiakas sitä erityisesti kiellä. Luettelolla tarkoitetaan tässä tapauksessa esim. postitustarroja suoramainoksiin tai vastaavia. Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen julkaiseminen ilmoittamalla siitä yrityksen asiakaspalveluun, sähköpostitse (s-postiosoite) tai rekisterin yhteyshenkilölle. Käsittely perustuu sopimukseen.
Oikeutetun edun peruste
Asiakassuhde
Kyseessä olevat henkilötietoryhmät
Asiakasrekisteri
Vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät
Rekisterinpitäjän henkilöstö sekä ulkoistuskumppanit soveltuvin osin
Rekisterin tietosisältö
Henkilön etu- ja sukunimi
Sähköpostiosoite
Postiosoite
Puhelinnumero
Tiedot aikaisemmista tilauksista
Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja saadaan asiakassuhteen aikana asiakkaan tekemistä ilmoituksista. Nimi- ja yhteystietojen päivityksiä saadaan myös päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä. Tietoja voidaan saada myös alihankkijoilta, jotka liittyvät palvelun käyttämiseen tai tuottamiseen. Asiakasrekisterin tiedot ovat ainoastaan yrityksen käytössä, paitsi käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa joko lisäarvopalvelun tuottamiseen tai luottopäätöksen tueksi.
Henkilötietojen säilyttämisaika
Rekisterinpitäjä säilyttää henkilötietoja asiakasrekisterissä, kunnes rekisteröidyn ja asiakkaan välisen asiakassuhteen voidaan katsoa päättyneen. Päättymisaika määritetään asiakkaan asiakassopimuksen voimassaolon päättymisestä tai viimeisimmästä palvelukontaktista tai yhteydenotosta, johon lisätään kaksikymmentä vuotta. Laskutusperusteena käytettävät tiedot säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan.
Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja saadaan rekisteröidyltä itseltään tai palvelun tilaajalta. Tietoja voidaan saada myös viranomaisrekistereistä (esim. kaupparekisteri). Lisäksi hyödynnämme verkosta löytyvää avointa yritysdataa.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Asiakasrekisterin tiedot ovat ainoastaan yrityksen käytössä, paitsi käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa joko lisäarvopalvelun tuottamiseen tai luottopäätöksen tueksi.
Tietoja ei luovuteta yrityksen ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden käyttöön, paitsi luottohakemukseen, perintään tai laskutukseen liittyvissä asioissa sekä lainsäädännön velvoittaessa. Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä, ellei lainsäädäntö, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista
Tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietoja saatetaan siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle, jos palvelun tuottaminen sitä edellyttää. Tällöin tietosuojasta huolehditaan tietosuojalainsäädännön ja muiden säädösten mukaisesti.
Kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista
Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen nimetyillä henkilöillä, joille se on työtehtävien suorittamisen kannalta välttämätöntä.
Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän. Käyttöoikeuksia on eritasoisia, ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus. Järjestelmä on suojattu palomuurilla, joka suojaa ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja järjestelmään.
Evästeet
Evästeiden avulla kerättyjä tietoja voidaan myös hyödyntää viestinnän ja markkinoinnin kohdentamisessa sekä markkinointitoimenpiteiden optimoinnissa. Vierailijaa ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeiden avulla saatua tietoa voidaan kuitenkin liittää käyttäjältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin tietoihin, esimerkiksi käyttäjän täyttäessä lomakkeen sivustollamme.
Evästeiden avulla kerätään seuraavanlaisia tietoja:
vierailijan IP-osoite
vierailun ajankohta
selatut sivut ja sivujen katseluajat
vierailijan selain
Sinun oikeutesi
Sivuillamme vierailevalla käyttäjällä on mahdollisuus koska tahansa estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia. Useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen ja jo tallennettujen evästeiden poistamisen. Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa sivuston toiminnallisuuteen.
Google analytics
Sivustolta kerätään käyttöstatistiikkaa Google Analytics -palveluun, jonka tarkoituksena on sivuston seuranta, kehittäminen ja markkinoinnin suunnitteleminen. Kerättävästä datasta ei voida yksilöidä tietoja yksittäiseen käyttäjään tai henkilöön.
Tarkastusoikeus, eli oikeus saada pääsy henkilötietoihin.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisena ottamalla yhteys yrityksen asiakaspalveluun tai rekisterin yhteyshenkilöön suomeksi. Tiedot toimitetaan kohtuullisen ajan kuluessa.
Tarkastuspyyntö on allekirjoitettava.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten ottamalla yhteys yrityksen asiakaspalveluun tai asiakasrekisterin ylläpitäjään.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä.
Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä yrityksen asiakaspalveluun tai henkilörekisterin ylläpitäjälle.
Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä.
Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Rajoittamisoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojenkäsittelyn rajoittamista esim. jos rekisterissä olevat henkilötiedot ovat virheelliset. Yhteydenotot rekisterin vastuuhenkilölle.
Rekisteröidyn oikeudet
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan henkilörekistereihimme rekisteröidyllä on erityisiä oikeuksia.
1. Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.
2. Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
Rekisteröidyllä on oikeus saada oikaistua häntä koskeva tieto. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
3. Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Siltä osin kuin rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
4. Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
5. Muut oikeudet
Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä meille.
Kilpailuiden osallistujarekisterin tietosuojaseloste ja informointiasiakirja
Suomen Imurikeskus Oy järjestää kilpailuja omilla kotisivuilla, yhteistyöliikkeissä ja sosiaalisessa mediassa. Kilpailuihin osallistuvista kerätään henkilötietoja kilpailuiden osallistujarekisteriin. Rekisterin tarkoitus on mahdollistaa ulkopuolisten osallistujien osallistuminen Suomen Imurikeskuksen järjestämiin kilpailuihin, kilpailuihin liittyvä viestintä ja markkinointi (esimerkiksi voittajatietojen julkaiseminen), palkintojen toimittaminen sekä tuotteiden ja kilpailuiden kehittäminen.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on kilpailuun osallistuvan suostumus henkilötietojen
käsittelylle sekä alle 16-vuotiaiden osallistujien vanhemman tai muun huoltajan antama
nimenomainen suostumus huoltajan ja lapsen henkilötietojen käsittelylle. Vanhempi tai muu
huoltaja ilmoittaa omat sekä lapsen yhteystiedot rekisteriin.
Mitä henkilötietoja rekisteriin kerätään?
Rekisteriin voidaan kerätä kilpailusta riippuen osallistujasta seuraavia tietoja:
• nimi
• sukupuoli
• ikä
• kieli
• sähköpostiosoite
• postiosoite
• puhelinnumero
Rekisteriin kerättyjä tietoja ei luovuteta Suomen Imurikeskuksen ulkopuolelle, ellei
kilpailuiden säännöissä toisin mainita.
Kuinka kauan rekisteröityjä henkilötietoja säilytetään?
Säilytämme kilpailuun osallistumisen yhteydessä kerättyjä
henkilötietoja korkeintaan 6 kk ajan kilpailun voittajien julkistamisen jälkeen.
Millaisin turvatoimin ja menettelyin rekisteröidyt henkilötiedot on suojattu?
Kilpailuun osallistujista kerättäviä tietoja säilytetään a) sähköisesti ja suojattuna asianmukaisesti
teknisin suojakeinoin ja tietosuojamenetelmin ja/tai b) manuaalisesti saatavilla ainoastaan
kyseisten henkilötietojen käsittelyyn oikeutetuille.
Rekisterin käyttö on sallittu ainoastaan tietyille henkilöille, joiden tehtävänä on järjestelmän
ylläpito ja/tai henkilötietojen käsittely. Käyttäjillä on käyttäjätunnukset ja salasanat
henkilötietoja sisältävien sähköisten järjestelmien käyttöön. Tietokannat on suojattu
palomuurein ja muin teknisin suojauskeinoin ja palvelimet ovat suojattuja. Manuaalisesti kerätyt tiedot säilytetään lukituissa tiloissa. Tietoja käsittelevät henkilöt ovat salassapitovelvollisuuden alaisia, ja he ovat sitoutuneet noudattamaan Suomen Imurikeskuksen henkilötietosuojakäytäntöjä ja voimassa olevaa lainsäädäntöä. Henkilöstö on ohjeistettu henkilötietojen käsittelyyn.
Rekisteritiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja rekisterin käyttöä valvotaan. Ulkopuolisten
palveluntarjoajien kanssa on tehty kirjalliset sopimukset, joissa ne ovat sitoutuneet
noudattamaan Suomen Imurikeskuksen henkilötietosuojakäytäntöjä ja voimassa olevaa lainsäädäntöä.
